14 việc cần làm mỗi sáng

Những giờ đầu tiên có tác động quan trọng đến hiệu quả làm việc cho cả ngày. Vì vậy, bạn cần một thói quen tốt cho công việc vào buổi sáng. 

Với sự giúp đỡ của các chuyên gia nhân sự Lynn Taylor, David Shindler, Micheal Kerr, Anita Attridge, Alexandra Levit và Micheal “Dr. Woody” Woodward, Forbes đã tổng hợp danh sách những việc cần làm khi đến làm việc vào buổi sáng:

1. Đến đúng giờ

Điều này khá rõ ràng, tuy nhiên một số người không nhận thức được đến muộn không chỉ gây ấn tượng xấu, mà còn có thể làm ảnh hưởng tinh thần cho cả ngày. “Đến đúng giờ hoặc sớm hơn một chút giúp bạn tạo cảm giác hài lòng và có thời gian chuẩn bị tư duy cho ngày mới”, Lynn Taylor, chuyên gia nhân sự và tác giả cuốn sách Tame Your Terrible Office Tyrant, nói.

2. Thở sâu

“Thở sâu, nắm chặt hai bàn tay để tập trung trí não”, Micheal Kerr, diễn giả về kinh doanh quốc tế và chủ tịch Humor at Work, nói. “Nhiều người đến làm việc với tâm trạng khó chịu vì chưa hoàn thành các công việc ở nhà, sau đó lại phải trải qua quãng đường kinh khủng đến công ty, và rồi lại bị cuốn vào áp lực công việc”. Hãy tìm thời điểm để chậm lại, và bạn sẽ thấy tạo thói quen tập trung bản thân có thể tạo ra những điều kỳ diệu.

3. Dành ra 5 phút

Sau khi thở sâu, hãy dành cho mình 5 phút để chuẩn bị bản thân, tiến sỹ Micheal “Dr. Woody”Woodward, nhà tư vấn tâm lý cho các tổ chức và tác giả cuốn The YOU Plan, nói, “Đây là cách tốt để chúng ta thiết lập nhịp điệu cho cả ngày. Đừng cho phép mình bị cuốn ngay vào sự điên cuồng công việc của các đồng nghiệp”. Danh sách email dài như là đang kêu gọi sự chú ý của bạn, nhưng cần phải tìm thấy khoảng khắc cho bản thân trước khi cắm đầu vào một ngày mới.

4. Mỗi ngày là một sự bắt đầu mới

Có thể bạn còn dự án hay cuộc trao đổi dang dở từ chiều ngày hôm trước – nhưng hãy cố gắng xem mỗi ngày là sự bắt đầu mới. David Shindler, chuyên gia tuyển dụng và tác giả cuốn sách Learing to Leap, nói. “Hãy để lại tàn dư từ ngày hôm trước ở phía sau, hãy sẵn sàng bắt nhịp và đạt hiệu quả cao với những gì đang xảy ra ngay khi khởi đầu ngày mới.”

5. Không ủ rũ

Bạn sẽ phải chú ý đến tâm trạng của mình và ý thức được sự ảnh hưởng của nó đến những người khác. “Đầu và cuối ngày là những lúc mà tâm trạng có ảnh hưởng mạnh nhất”, Shindler nói. Nếu như bạn có thói quen rầu rĩ vào buổi sáng, hãy rũ bỏ nó đi và đến văn phòng với một thái độ tích cực, có thể dùng 1-2 cốc café nếu cần thiết.

Kerr nói thêm: “Giờ làm việc đầu tiên sẽ thiết lập "mức tinh thần" cho thời gian còn lại của ngày, thế nên từ quan điểm cảm xúc, đó là thời điểm quan trọng nhất trong ngày. Một dấu hiệu tiêu cực có thể ảnh hưởng đến toàn đội và làm cho mọi người có cảm giác như đi nhầm giày trong suốt cả ngày hôm đó”.

6. Lập danh sách công việc trong ngày (to do list)

Giờ làm việc đầu tiên là thời điểm tốt nhất để đánh giá mức ưu tiên các đầu việc và tập trung vào những việc mà bạn nhất thiết phải hoàn thành, Kerr nói: “Rất nhiều người bị phân tán vào đầu buổi sáng với những hoạt động không quan trọng như sa vào ma trận email, trong khi có nhiều việc quan trọng khác phải làm”. 

Hãy tạo danh sách đầu việc (to-do list), hoặc là cập nhật danh sách bạn đã chuẩn bị vào ngày hôm trước, và cố gắng bám vào đó. Tuy nhiên, nếu sếp bạn có yêu cầu cấp bách, hãy sắp xếp lại mức độ ưu tiên của các đầu việc trong danh sách.

Anita Attridge, chuyên gia huấn luyện của Five O’clock Club, tổ chức chuyên về đào tạo phát triển sự nghiệp, nói: "Khi chuẩn bị to-do list, hãy xác định việc nào cần phải hoàn thành ngày hôm nay và việc nào có thể hoàn thành vào hôm sau và đặt mức ưu tiên cho từng việc". Ngoài ra xác định thời điểm làm việc hiệu quả nhất của bản thân và xếp lịch dựa vào đó. Hãy dành giờ cao điểm để làm những việc quan trọng nhất.

7. Hoạt bát

Buổi sáng khi đến văn phòng, bạn cần phải hoạt bát, cả về đầu óc lẫn thể chất, đặc biệt là nếu bạn giữ vị trí lãnh đạo trong công ty, hoạt bát và thân thiện. “Một trong những lời than phiền nhiều nhất tôi nghe thấy từ phía các học viên là sếp đi lướt qua họ vào buổi sáng mà không có lấy một nụ cười”, Kerr nói. “Dành thời gian để kết nối với các nhân viên của mình là rất cần thiết, và làm những việc tưởng chừng nhỏ nhặt như giao tiếp bằng mắt, mỉm cười, hỏi thăm, và tìm hiểu xem họ cần giúp đỡ gì – giúp bạn nắm bắt được tâm trạng, và thiết lập nhịp điệu cho cả đội”.

8. Hội ý nhanh với đồng nghiệp

“Họp nhanh trong 5-10 phút với cả đội cũng có thể là cách hữu hiệu cho nhiều người để bắt đầu ngày mới”, Kerr nói. Đứng trao đổi, cùng chia sẻ mục đích trong ngày của mình, trao đổi những thông tin quan trọng mà mọi người trong đội cần phải biết. “Trao đổi nhanh giúp mọi người tập trung và quan trọng hơn, giúp xây dựng sự kết nối. Đồng thời, công khai mục đích trong ngày của mình, xác suất đạt được nó sẽ tăng lên đáng kể”.

9. Sắp xếp bàn làm việc gọn gàng

"Sắp xếp và tạo môi trường làm việc sạch sẽ sẽ tạo hứng khởi cho ngày làm việc". Alexandra Levit, tác giả cuốn sách Blind Sports: The 10 Business Myths You Can’t Believe on Your New Path to Success, nói.

Điều đó cũng giúp tránh nhầm lẫn. “Nếu sếp hoặc đồng nghiệp dừng ở bàn làm việc của bạn và để lại mẩu giấy nhắn họp đột xuất sau 10 phút, nhưng không biết để ở đâu trên đống giấy tờ trên bàn, bạn đã bị điểm trừ”, Taylor nói. “Ngoài ra, đối với nhiều người, khó để suy nghĩ rành mạch, hay quên những việc quan trọng và cảm thấy bị áp lực nếu họ có cảm giác đang phải chiến đấu với đống giấy tờ trên bàn”. Lý tưởng nhất, hãy bỏ hết những thứ không cần thiết trên bàn vào chiều hôm trước để có khởi đầu thoải mái trước khi bật máy tính vào buổi sáng ngày hôm sau.

10. Không bị phân tán bởi thư điện tử

Điều này khó thực hiện đối với nhiều người – nhưng các chuyên gia đều thống nhất rằng bạn không nên kiểm tra email như là việc làm đầu tiên trong ngày. Nếu làm, chỉ đọc và trả lời những email cấp thiết nhất.

“Không phải tất cả email đều quan trọng như nhau, hãy tạo kỹ năng lướt qua danh sách email và chỉ trả lời những thư khẩn cấp nhất để có thể kiểm soát thời gian cho các hoạt động khác”, Attridge nói. Sẽ còn khoảng thời gian khác xuất hiện trong ngày để trả lời các email ít quan trọng hơn.

Tại sao phải kiềm chế kiểm tra email? “Đối với nhiều người, email và web có thể tạo ra sự phân tán và lãng phí thời gian lớn, đặc biệt là vào buổi sáng,”Kerr nói, “Khi kiểm tra email, rất dễ click để xem video hài hước mà ai đó gửi cho bạn, rồi trôi dần đến kiểm tra tỷ số trận bóng đá, rồi tin tức mới…, trước khi nhận ra, 30 phút đã trôi qua và lịch làm việc của bạn đã bị phá vỡ ngay từ khi chưa bắt đầu làm việc."

11. Để ý đến hộp thư thoại, tin nhắn, thư gửi...

Mặc dù hộp thư thoại, thư gửi chuyển phát nhanh... đã trở nên lạc hậu trước điện thoại di động và email, nhưng nhiều người vẫn sử dụng. Nếu không để ý, bạn có thể bỏ qua gì đó quan trọng.

12. Thực hiện những cuộc gọi và gửi những email quan trọng

Nếu như cần liên hệ với ai đó trong ngày, hãy gọi hoặc gửi email vào đầu buổi sáng. Nếu đợi đến trưa, xác suất lớn là bạn sẽ không nhận được phản hồi trước khi rời văn phòng. “Không có gì khó chịu hơn là cố gắng để hoàn thành việc gì đó mà không nhận được trả lời của người liên quan”, Taylor nói. “Nếu bạn đưa ra những câu hỏi hoặc gửi email trước giờ cao điểm, bạn sẽ có những gì mình cần trong ngày”.

13. Tận dụng sự tỉnh táo của đầu óc

“Nhiều người cảm thấy bộ não của họ hoạt động tốt nhất vào buổi sáng, và buổi sáng cũng là thời gian sáng tạo và hiệu quả nhất của họ”, Kerr nói, “Hãy sử dụng tốt nhất bộ não mình và sắp xếp những hoạt động cần nhiều chất xám nhất vào buổi sáng”.

14. Bố trí nghỉ giải lao vào giữa buổi sáng

“Đây là thời gian để bạn làm mới lại bản thân để duy trì động lực cho những hoạt động tiếp theo”, Attridge nói.